Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e responsabilidades

6.1 DECOM/SEAM

6.2 Unidades Requisitantes (Unidades da Fiocruz)

6.3 Comissão de inventário

6.4 Serviço de transporte (COGIC)

6.5 Coordenação Geral de Tecnologia da Informação (COGETIC)

6.6 Coordenação Geral de Administração dos Campi (COGIC)

6.7 Fornecedores

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Requisitos do serviço

7.3 Requisitos do cliente

7.4 Requisitos do processo

7.5 Fluxograma do processo

7.6 Eventos disparadores

7.6.1 Portaria de inventário rotativo e anual

7.6.2 Relatório de ressuprimento

7.6.3 Relatórios gerenciais

7.6.4 Requisições de materiais

7.6.5 Processo de aquisição (Requisição de Compras, Ordem de Fornecimento e Empenhos)

7.6.6 Documentos para registro de entradas (Formulário de Transferência e Nota Fiscal)

7.6.7 Romaneio de entrada

7.6.8 Romaneio de saída

7.6.9 Solicitação de cota extra

7.7 Eventos Finais

7.7.1 Processo de inventário rotativo finalizado

7.7.2 Processo de inventário anual finalizado

7.7.3 Materiais armazenados

7.7.4 Otimização do estoque

7.7.5 Distribuição de materiais realizada

7.8 Detalhamento das atividades do processo

7.8.1 Realizar inventário rotativo

7.8.2 Realizar inventário anual (por amostragem)

7.8.3 Ressuprir/abastecer almoxarifado

7.8.4 Acompanhar fornecimento de materiais

7.8.5 Receber materiais

7.8.6 Armazenar materiais

7.8.7 Separar materiais

7.8.8 Distribuir materiais

7.8.9 Monitorar estoque

7.8.10 Realizar gestão da cota extra

7.9 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.10 Indicadores de desempenho do processo

7.11 Sistemas

7.11.1 SEI

7.11.2 SGA – Pedido de Compras

7.11.3 SGA – Pedido de Materiais

7.11.4 SGA – Almoxarifado

7.11.5 SICAF

7.11.6 SIAFI

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Definir objetivamente os procedimentos e responsabilidades dos processos de trabalho do Almoxarifado da Cogead no que diz respeito ao ressuprimento, recebimento, armazenagem, distribuição e inventário, tendo como resultado o pleno atendimento de seus clientes, utilizando técnicas adequadas e controles específicos.

2 Documentos de referência

• Lei 14.133 de 1 de abril de 2021 - Lei de Licitações e Contratos Administrativos, estabelece normas gerais de licitação e contratação para as Administrações Públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

• Decreto N° 8.538, de 6 de outubro de 2015 - Regulamenta o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado para microempresas;

• Lei 10.520 de 17 de julho de 2002 - Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências;

• Decreto Nº 5.450, de 31 de maio de 2005 - Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.

• Decreto Nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013 - Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;

• IN 205 de 08 de abril de 1988 - Com o objetivo de racionalizar com minimização de custos o uso de material no âmbito do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades;

• IN 01 de 29 de março de 2018 (MPOG) - Dispõe sobre o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações e sobre a elaboração do Plano Anual de Contratações de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

3 Documentos complementares

• POP 020005000/001 - Procedimentos adotados nas aquisições;

• POP 020005310/002 - Procedimentos para a aplicação de advertência e suspensão de fornecedores inadimplentes;

• POP 020005310/003 - Descarte de resíduos perigosos e não perigosos armazenados no Almoxarifado Central da Cogead;

• POP 020005310/004 - Acompanhamento de entrega de fornecedores;

• POP 020005310-005 - Recebimento de Material de Consumo no Seam Cogead;

• RMP - Realizar inventario rotativo;

• RMP - Ressuprir e Abastecer o Almoxarifado;

• RMP - Realizar gestão de cota extra;

• RMP - Solicitar Pagamento de Material de Consumo;

• RMP - Realizar consumo imediato.

4 Campo de aplicação

Este procedimento se aplica ao Serviço de Administração de Materiais, da Coordenação-Geral de Administração – COGEAD.

5 Siglas e definições

COGEAD – Coordenação–Geral de Administração;

COGIC – Coordenação-Geral de Infraestrutura dos Campi;

COGETIC - Coordenação-Geral de Gestão de Tecnologia da Informação;

DECOM – Departamento de Operações Comerciais;

FIOCRUZ – Fundação Oswaldo Cruz;

IN – Instrução Normativa;

MPOG - Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;

NEM - Nota de Entrada de Materiais;

NFM - Nota de Fornecimento de Materiais;

OF – Ordem de Fornecimento;

RCO – Requisição de Compras;

RMA - Relatório Mensal de Almoxarifado;

RMP – Relatório de Mapeamento de Processos;

SARD – Seção de Armazenamento e Distribuição;

SEAM – Serviço de Administração de Materiais;

SEI - Sistema Eletrônico de Informação

SGA – Sistema de Gestão Administrativa;

SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal;

SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores;

SRP – Sistema de Registro de Preços.

6 Autoridades e responsabilidades

6.1 DECOM/SEAM

• Coordenar, supervisionar e controlar o registro de recebimento, a armazenagem e a distribuição de materiais;

• Supervisionar e controlar os prazos de entrega dos materiais;

• Realizar a gestão, análise e controle informatizado de estoques, visando estabelecer um planejamento adequado e econômico das compras;

• Gerenciar a movimentação e reposição de materiais e os índices de consumo das Unidades;

• Analisar as requisições e o gerenciar o atendimento às solicitações de materiais estocados oriundos das diversas Unidades.

• Receber, armazenar e distribuir os materiais de expediente, materiais químicos e hospitalares, dentre outros.

• Gerenciar e acompanhar a manutenção dos equipamentos utilizados nas movimentações e medições de materiais;

• Acompanhar os indicadores de desempenho e dados de monitoramento inerentes aos processos de trabalho;

• Elaborar plano de tratamento de riscos do Serviço de Administração de Materiais.

   

6.2 Unidades Requisitantes (Unidades da Fiocruz)

• Unidades Centralizadas/Descentralizadas – Realizar os pedidos de guarda ou requisições de materiais de acordo com os procedimentos e cronograma estabelecidos pelo SEAM Cogead.

• Unidades Descentralizadas – Realizar o acompanhamento dos materiais armazenados no Almoxarifado Cogead, bem como solicitar relatórios específicos para gerenciamento deles.

6.3 Comissão de inventário

Apurar possíveis divergências físicas a menor ou maior, para dirimir quaisquer dúvidas acerca do saldo de itens, possibilitando assim os possíveis ajustes e composições de acervo do Almoxarifado Cogead.

6.4 Serviço de transporte (COGIC)

Disponibilizar continuamente os veículos apropriados para execução dos processos de distribuição e transferência de materiais, dentro e fora dos Campi Fiocruz RJ.

6.5 Coordenação Geral de Tecnologia da Informação (COGETIC)

Oferecer suporte quanto a infraestrutura de redes e softwares e disponibilizar os sistemas de gerenciamento de estoques utilizados no Almoxarifado Cogead.

6.6 Coordenação Geral de Administração dos Campi (COGIC)

Oferecer suporte em relação a infraestrutura predial do Almoxarifado Cogead.

6.7 Fornecedores

Realizar o fornecimento de materiais de acordo com os procedimentos estabelecidos em edital, tais como: prazos, conformidade das especificações e qualidade dos materiais, dentre outros estabelecidos no termo de referência/projeto básico.

7 Descrição

7.1 Premissas

O Serviço de Administração de Materiais Seam/Cogead é o setor responsável pela gestão de materiais de consumo das Unidades centralizadas e principal suporte logístico às Unidades descentralizadas. Realiza o atendimento de diversos setores requisitantes além dos setores externos, dentre eles: Unidades laboratoriais e de Pesquisa (IOC, ICTB, WMP, UNADIGS), Unidades Hospitalares e Farmacêuticas (Hospital Materno Infantil – IFF, Instituto Nacional de Infectologia – INI, CSE-GSF, NUST’S ) e Unidades de Ensino como EPSJV e ENSP.

Atualmente Seam Cogead utiliza o prédio localizado no Pavilhão Paulo Sarmento para receber, armazenar e distribuir materiais estocáveis de uso comum e o Almoxarifado de infamáveis, prédio localizado próximo a Biomanguinhos, para gerenciamento dos materiais químicos e inflamáveis.

7.2 Requisitos do serviço

Os serviços prestados pelo Serviço de Administração de Materiais Cogead estão descritos no item 6.1 deste procedimento.

7.3 Requisitos do cliente

Obter atendimento satisfatório quanto a gestão de materiais e informações gerais, receber adequadamente os produtos solicitados na quantidade certa, no momento adequado e no lugar certo.

7.4 Requisitos do processo

Para os procedimentos serem realizados pelo Serviço de Administração de Materiais da Cogead é necessário que os atores envolvidos no processo cumpram as responsabilidades definidas neste documento/padrão, estando estas de acordo com as exigências e requisitos legais. 

Requisitos e restrições do processo:

Para garantir a eficiência e a eficácia na gestão de materiais, os procedimentos devem estar alinhados com as boas práticas de almoxarifado segundo a IN 205/88:

• Aquisição – Analisar histórico de consumo e previsão de demanda para fins de planejamento de compras e ressuprimento.

• Recebimento e Aceitação – Executar a conferência qualitativa e quantitativa dos materiais recebidos, conferir as informações dos documentos fiscais e instrumentos de contrato.

• Armazenagem – Verificar a o índice de ocupação do estoque para realização dos agendamentos, avaliar os tipos de materiais e suas condições de armazenamento.

• Requisição e Distribuição – Analisar as requisições e ajustar de acordo com a disponibilidade em estoque, selecionar os modos de transporte mais adequados para cada tipo de produto e destino.

• Monitoramento e Controle – Elaborar relatórios gerenciais para manutenção dos níveis adequados de estoque.

• Inventário – Levantar o acervo de materiais de acordo com os parâmetros de curva ABC, ou seja, definir itens de maior ou menor relevância em estoque.

7.5 Fluxograma do processo

O fluxograma do Processo Gerir Suprimentos encontra-se no Anexo I.

7.6 Eventos disparadores

Os eventos disparadores representam uma circunstância ou status que propicia o início da execução do processo. As entradas do processo Gerir Suprimentos estão vinculadas às demandas internas ou externas, conforme abaixo:

7.6.1 Portaria de inventário rotativo e anual

Para início do processo realizar inventário rotativo e anual é necessário a publicação da portaria pela Coordenação-Geral de Administração a pedido do presidente da comissão de inventário.

7.6.2 Relatório de ressuprimento

O processo resuprir materiais tem seu início a partir do relatório de ressuprimento disponibilizado pelo sistema SGA Almoxarifado, composto pelos registros de consumo dos itens, considerando diversos aspectos como: periodicidade, consumo médio, estoque de segurança e ponto de ressuprimento.

7.6.3 Relatórios gerenciais

Os relatórios gerenciais disponibilizados pelo sistema SGA-Almoxarifado, referem-se aos registros de entradas, saídas, cota extra, inventário, endereços, ocupação do estoque, lotes, vencimentos, setores requisitantes, usuários, indicadores, balanço de estoque e Relatório Mensal de Almoxarifado (RMA). Estes documentos são utilizados como informativos para os requisitantes, proprietários e setorial contábil, bem como, para o gerenciamento do estoque e elaboração de indicadores.

7.6.4 Requisições de materiais

O processo de separação de materiais iniciará a partir das requisições de materiais são realizadas pelos requisitantes no sistema SGA Pedido de materiais Web. 

7.6.5 Processo de aquisição (Requisição de Compras, Ordem de Fornecimento e Empenhos)

A ferramenta de aquisição predominante para aquisição e ressuprimento dos materiais é o Sistema de Registro de Preço (SRP), portanto os documentos originalizados deste processo como Requisição de Compras, Ordem de Fornecimento e Empenhos, propiciam o início do processo acompanhar fornecimento de materiais.

7.6.6 Documentos para registro de entradas (Formulário de Transferência e Nota Fiscal)

O processo receber materiais inicia-se a partir do recebimento dos documentos pertinentes a aquisição, solicitação de transferência ou guarda provisória (Formulário de Transferência, Nota Fiscal).

7.6.7 Romaneio de entrada

Romaneio de entrada é a consolidação das informações presentes nos formulários de transferência ou notas fiscais, os quais propiciam o início do processo receber e armazenar materiais, bem como, a aplicação da metodologia de conferência cega. 

7.6.8 Romaneio de saída

Romaneio de saída é a consolidação das informações presentes nas requisições de saídas em um determinado período, o qual propicia o início do processo distribuir materiais.

7.6.9 Solicitação de cota extra

A solicitação de Cota extra é realizada através do sistema SGA Pedido de Materiais WEB, onde o requisitante não possui quantidade suficiente de um determinado material para consumo, desta forma a solicitação de cota extra propicia o início do processo gestão da cota extra.

7.7 Eventos Finais

Os eventos finais representam uma circunstância ou status final do processo, podendo disparar a execução de outro processo. O processo Gerir Suprimentos possui os seguintes eventos finais:

7.7.1 Processo de inventário rotativo finalizado

A finalização do Processo de Inventário Rotativo se dá através da ata de encerramento, o qual   possuem dados inerentes a acuracidade de estoque e apuração das divergências, os respectivos documentos serão anexados ao processo físico.

7.7.2 Processo de inventário anual finalizado

A finalização do Processo de Inventário anual se dá através da ata de encerramento, o qual   possuem dados inerentes a acuracidade de estoque e apuração das divergências. O Relatório Mensal de Almoxarifado (RMA) e o Balanço de Estoque também são considerados eventos finais, os documentos serão anexados ao processo físico e encaminhados a área contábil para análise e encerramento do exercício.

7.7.3 Materiais armazenados

Com a utilização da metodologia de conferência concluem-se todos os procedimentos relacionados à Receber e Armazenar Materiais tendo como resultado a emissão da Nota de Entrada de Materiais – NEM.

7.7.4 Otimização do estoque

Através dos relatórios gerenciais é possível realizar o monitoramento dos materiais, sistemas e procedimentos, o respectivo monitoramento permite a tomada de decisões e providências para otimização do estoque.

7.7.5 Distribuição de materiais realizada

Com a utilização da metodologia de conferência concluem-se todos os procedimentos relacionados à Conferir e Distribuir Materiais tendo como resultado a emissão da Nota de Fornecimento de Materiais- NFM.

7.8 Detalhamento das atividades do processo

7.8.1 Realizar inventário rotativo

O inventário rotativo compreende na definição de uma comissão responsável por apurar possíveis divergências a menor ou a maior realizando a análise físico-financeiro de todos os materiais armazenados no Almoxarifado Cogead, através da utilização da metodologia de conferência cega, considerando a execução dos ciclos de contagens e a parametrização das curvas A, B e C, conforme RMP - Realizar Inventario Rotativo.

7.8.2 Realizar inventário anual (por amostragem)

Tendo em vista o elevado número de itens armazenados no Almoxarifado Cogead e a realização do inventário rotativo durante o ano, adotou-se como estratégia a realização do inventário anual por amostragem utilizando da metodologia de conferência cega com percentual mínimo de 20%, considerando a parametrização das curvas A,B e C. Ao término do inventário, serão anexados ao processo físico os relatórios RMA e Balanço de Estoque, a  fim de atender os critérios para encerramento do exercício e análise da área contábil.

7.8.3 Ressuprir/abastecer almoxarifado

Ressuprimento compreende na aquisição de itens específicos e manutenção do estoque de materiais comuns de uso contínuo que compõem a grade de reposição automática do Almoxarifado Cogead, realizando o planejamento adequado, previsão de demanda e gerenciamento de riscos.

7.8.4 Acompanhar fornecimento de materiais

O processo Acompanhar Fornecimento de Materiais consiste em estabelecer contato com o fornecedor e acompanhar a execução do contrato, observar o cumprimento dos prazos pré-estabelecidos, especificações adequadas e qualidade dos materiais, conforme POP 020005310/004 - Acompanhamento de entrega de fornecedores e RMP - Acompanhar fornecimento de materiais.

Durante o processo é notado emissão de notificações, advertências e multas, em casos específicos, o processo físico é encaminhado para o Serviço de Gestão de Contratos – SEGECON, para aplicação da penalidade de suspensão, conforme POP 020005310/002 - Procedimentos para a aplicação de advertência e suspensão de fornecedores inadimplentes.

7.8.5 Receber materiais

O processo Receber Materiais consiste no procedimento administrativo para registro sistêmico dos materiais entregues conforme agendamento prévio. O registro sistêmico deverá possuir todas as informações relevantes do produto e proprietário, como: descrição, valores, quantidade, marca, lote e validade quando existirem, ao final do processo é necessário a emissão da Nota de Entrada de Materiais – NEM, conforme RMP - Receber e armazenar materiais. Os materiais de consumo adquiridos através de consumo imediato pela Coordenação Geral de Administração deverão ser registrados no Almoxarifado Cogead, conforme POP 020005310/001 - Recebimento de Material de Consumo Imediato no SEAM e RMP - Realizar Consumo Imediato.

7.8.6 Armazenar materiais

O processo Armazenar Materiais consiste no procedimento operacional para conferência sistêmica dos materiais entregues, conforme agendamento prévio e armazenamento dos mesmos nos endereços adequados. O procedimento de conferência deverá observar todas as características físicas dos materiais, como: especificação, quantidade, fator embalagem, qualidade, marca, lote e validade quando existirem, ao final do processo os itens recebidos estarão aptos e disponibilizados para distribuição.

7.8.7 Separar materiais

Separar materiais compreende a etapa operacional de separação e conferência dos materiais relacionados as requisições realizadas através do sistema SGA Pedido de Materiais WEB, posteriormente a elaboração do romaneio de separação, o qual possui informações inerentes a localização, especificação, quantidade, lote e validade quando existirem, ao final do processo é necessário a emissão da Nota de Fornecimento de Materiais – NEM.

7.8.8 Distribuir materiais

Distribuir materiais é o passo posterior a etapa Separar Materiais o qual consiste em realizar o embarque de materiais no veículo de transporte observando a origem das requisições, bem como a melhor rota ser utilizada. Os materiais entregues deverão ser conferidos e o documento de fornecimento - NFM deverá ser atestado por funcionário autorizado, ao final do processo todos os documentos relacionados ao fornecimento serão arquivados.

7.8.9 Monitorar estoque

O monitoramento de estoque compreende no acompanhamento dos relatórios gerenciais para tomada de decisões e providências relacionadas ao ressuprimento, registros de entradas e saídas nos sistemas SGA e SIAFI, materiais vencidos ou a vencer, ocupação do estoque, cadastro de usuários e requisitantes, divergências apuradas nos inventários rotativo e anual, e descarte de resíduos.

O processo de descarte de resíduos compreende na solicitação de descarte de materiais perigosos e não perigosos, conforme POP 020005310/003 - Descarte de resíduos perigosos e não perigosos armazenados no Almoxarifado Central da Cogead.

7.8.10 Realizar gestão da cota extra

Realizar a gestão de cota extra visa avaliar a possibilidade de autorização dos pedidos de cota de extra realizados através do sistema SGA Pedido de Materiais WEB. As solicitações são realizadas quando requisitante não possui quantidade suficiente de um determinado material para consumo.

As definições das quantidades de cota consideram-se o cálculo sistêmico do consumo médio mensal de todos os itens consumidos pelo respectivo setor nos últimos três anos.

7.9 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

Não aplicável.

7.10 Indicadores de desempenho do processo

• Acuracidade de estoque;

• Índice de desperdício de recursos em estoques (insumos);

• Percentual de ocupação do estoque;

• Percentual de requisições materiais das Unidades da Fiocruz atendidas pela Cogead em até 48 horas.

Itens de verificação:

• Percentual de entrega de fornecedores dentro do prazo estipulado em edital/agendado;

• Percentual de entregas recusadas por inconformidades;

• Percentual de fornecedores de bens estocáveis com penalidades aplicadas;

• Percentual de penalidades aplicadas (advertência);

• Percentual de penalidades aplicadas (multa);

• Percentual de penalidades aplicadas (suspensão).

7.11 Sistemas

7.11.1      SEI

O SEI é utilizado para realizar a tramitação de processos e movimentação de documentos.

7.11.2 SGA – Pedido de Compras

O SGA Pedido de Compras é utilizado pelo Almoxarifado Cogead para solicitações de aquisição de materiais.

7.11.3 SGA – Pedido de Materiais

O SGA Pedido de Materiais é utilizado pelo Almoxarifado Cogead para requisições de materiais de uso contínuo no setor.

7.11.4 SGA – Almoxarifado

Atualmente o SGA Almoxarifado é utilizado para gerenciamento de estoques do Almoxarifado Cogead. Através do respectivo sistema é possível acompanhar, analisar e registrar os procedimentos relacionados ao ressuprimento, recebimento, armazenagem, distribuição, inventário, indicadores e relatórios.

7.11.5 SICAF

O SICAF é o sistema utilizado para consulta de fornecedores inerentes as suas respectivas habilitações e situação cadastral.

7.11.6 SIAFI

O SIAFI é um sistema contábil que tem por finalidade realizar todo o processamento, controle e execução financeira, patrimonial e contábil do governo federal brasileiro, atualmente utilizado pelo Almoxarifado Cogead para registros contábeis das movimentações de recebimento e distribuição de materiais.

8 Registros

Não aplicável.

9 Anexos

Anexo I - Fluxograma do Padrão de Processo Gerir Suprimentos.

---

Documento assinado eletronicamente por Camilla Gonçalves Figueiredo, Prestadora de Serviço, CPF: 150.946.637-12., em 05/06/2024, às 09:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

---

Documento assinado eletronicamente por THIAGO FIDELIS DE SOUSA FURRIEL, Chefe do Serviço de Gestão de Materiais, em 05/06/2024, às 10:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

---

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 05/06/2024, às 16:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

---

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 07/06/2024, às 14:44, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

---

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3038955 e o código CRC 2D8C9801.

---

Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".